Diese Produktbeschreibung beinhaltet u. a. folgende Punkte:

• Stammdatenverwaltung
  • Mandantenstamm
  • Kundenstamm
  • Artikelstamm
• Preisverwaltung
• Palettenbewegungen
• Auftragsbearbeitung
• Fakturierung
• Verpackungsverwaltung
• Statistiken
• Schlusswort

Stammdatenverwaltung

Ob Sie Informationen über Ihre Produkte, Artikel, Lieferanten oder Kunden brauchen, EasyFOOD hält diese für Sie bereit. Alle Stammdaten werden in separaten Tabellen gespeichert und können jederzeit ausgelesen werden.

Mandantenstamm

EasyFOOD kann unendlich viele Mandanten verwalten. Im Mandantenstamm werden die wichtigsten Konstanten und Daten der Firma festgelegt. Dieser Teil der Stammdaten braucht nur einmal bei Beginn der Arbeit mit EasyFOOD angelegt werden, kann aber jederzeit geändert werden. Pro Mandant wird ein Unterverzeichnis angelegt. Beim Löschen eines Mandanten wird nicht dieses Verzeichnis aus (Daten-) Sicherheitsgründen, sondern nur der programminterne Verweis auf diese Daten gelöscht.

Unter dem Menüpunkt „Umgebung – Mandantenwechsel“ kann zwischen den angelegten Mandanten gewechselt werden.

Im Mandantenstamm werden die verschiedenen Firmen / Mandanten angelegt. Zu jeder Firma können bis zu vier Bankverbindungen („Hausbanken“) eingetragen werden. Es sind jeweils neun verschiedene Steuersätze und Kontenzuordnungen möglich. Die Steuersätze werden für die Berechnung der Steuern auf Rechnungen und zur Übergabe an FiBu, ReWe, Kostenstallen, MIS etc. benutzt. Die laufende Vorgangsnummer wird bei der Anlage automatisch erhöht. Unter dem Punkt „KD-Stamm global speichern“ wird angegeben, über welche Mandanten der Kunde gespeichert werden soll. Ist dieses Feld angeklickt, so wird er nur über diesen Mandanten gespeichert. Ist dieses Feld nicht angeklickt, so können Kunden nach Selektion auch in anderen Mandanten abgespeichert werden.

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Der Kundenstamm ist ein wichtiges Kapital Ihres Unternehmens. Alle benötigten Daten zu einem Kunden werden im Kundenstamm abgespeichert. Eine einmalige Eingabe, und schon verfügt jeder über die richtigen Informationen. Wenn sich beispielsweise die Adresse oder Telefonnummer eines geschäftlichen Kontaktes ändert, so werden nach der einmaligen Änderung der Daten die Angaben in den anderen Modulen verfügbar. Dies ist vor allem der Vorteil, wenn Sie einen Kunden nicht nur alleine betreuen. Alle anderen Kollegen sind über alle Aktivitäten des Kunden informiert, was bei diesem wiederum einen professionellen Eindruck hinterlässt.
Zu jedem Kunden wird ein Suchname eingetragen, der sich aus Name1 und Ort zusammenstellt. Dieser Suchname wird in verschiedenen Suchmasken verwendet, um den Kunden schlüssig zu identifizieren.
In der Stammdatenmaske können die persönlichen Daten (Name, Anschrift, Bank, Kontonummer, Zahlungsbedingungen usw.) über den Kunden erfasst werden.

Über die Kunden-Kartei werden die Rechnungs- und Gutschrift-Daten detailliert angezeigt.

Die Kartei-Select ermöglicht eine Eingrenzung der Daten nach Artikel-Nr., Datum oder Abw. Rg.-Empf. Alle Gutschriften werden in grau dargestellt, alle Rechnungen in schwarz. Über den Button „Export“ kann diese Tabelle in eine Excel Tabelle exportiert werden. Hier können die Daten weiterverarbeitet oder Diagramme erstellt werden.

Der Button „KommINFO“ zeigt in einer Untermaske alle kommissionierten Mengen des Kunden an.

Alle Kunden können in verschiedene Kundengruppen und Kunden-Rabattgruppen eingegliedert werden. Diese werden separat erfasst und können über Suchfunktionen individuell ausgewählt werden.

Der Interessentenstamm und Lieferantenstamm sind identisch aufgebaut wie der Kundenstamm.

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Artikeldaten werden global gepflegt. Das heißt, dass die erfassten Artikel für alle Mandanten verfügbar sind. Die EAN-Nummer wird dagegen separat für jeden Mandanten erfasst. Diese wird automatisch per Mausklick ermittelt.

Ob im Einkauf, Vertrieb, in der Verpackungsverwaltung oder in der Palettenbuchung: In allen Modulen werden Artikel erfasst und Mengen eingetragen. Überall wo Mengen oder Kartons zu einem Artikel erfasst werden, bezieht sich das Programm auf die Preisberechnung. Über diese werden dann nach Eingabe der Menge oder Kartons alle anderen Positionswerte ermittelt, wie z. B. die Anzahl der Kartons oder die Anzahl der benötigten Paletten.

Über die Verbrauchsübersicht können die Mengen des selektierten Artikels in Monatsperioden ausgegeben werden. Hierbei entsteht eine genaue Übersicht über den Ein- und Verkauf dieses Artikels im Vergleich zu den anderen Monatsperioden.

Um die Verpackungsbestände bzw. die Bestände der bei Verpackungen angegebenen Artikel führen zu können, werden die Verpackungsdaten je Karton angegeben. Auch für die DSD-Berechnung werden diese Daten genutzt.

Über die Button „WinWord-Texte“ und „Excel-Tabellen“ werden die Angaben über den Artikel in ein Word-Dokument oder in eine Excel-Tabelle exportiert. Hier können dann weitere Angaben über diesen Artikel erledigt werden.

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In der Preisverwaltung werden alle EK und VK Preise erfasst und gepflegt. Außerdem werden VK und EK Aktionspreise in extra Modulen erfasst.

Bei der Eingabe von Kunden-Artikel-Verkaufspreisen wird der gültige Kunde eingegeben (Suchfunktion). Als nächstes wird ein Datum angegeben. Ab diesem Zeitpunkt sind alle Artikelpreise gültig. Über den Button „Art-Hinzufügen“ können die Artikel ausgewählt werden und der VK-Preis zu dem Artikel eingetragen werden. Somit sind die Artikelpreise für die späteren Vorgänge (Angebote / Aufträge) gültig.

In der Palettenbewegung können neue Paletten angelegt werden. Kommt ein Artikel aus der Produktion, so kann dieser über die Palettenbewegung einer Palette zugewiesen werden. Die Maximale Menge, die auf diese Palette passt, wird mit dem Artikel im Artikelstamm überprüft. Ist die Menge überschritten, so erscheint eine Meldung.

Hier können nicht nur neue Paletten angelegt werden, sondern auch Reservierungen und Sperrungen für einen Kunden vorgenommen werden.

Über den Schalter “Res. / Sperr. / Dispo“ werden alle Reservierungen, Sperrungen und Disponierungen angezeigt. Hierzu wird eine Tabelle mit allen Daten ausgegeben.

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Die Vielzahl der täglich anfallenden Geschäftsvorfälle erfordert ein einfaches Handling, das auf einen hohen Durchsatz ausgerichtet ist und mit dem komplexe Einzelvorgänge in vollem Umfang bearbeitet und abgewickelt werden können.
Nach der Eingabe des Auftraggebers und den Artikelpositionen mit Ihren Mengen werden alle weiteren Informationen automatisch aus den Stammdaten abgeleitet und übernommen.

Die Vorgang-Nummer wird automatisch vom Programm vergeben. Sie ist fortlaufend. Nach Eingabe des Auftraggebers werden alle Kundendaten aus den Stammdaten übertragen, sind aber noch änderbar. Sind im Kundenstamm mehrere Sachbearbeiter eingetragen, so kann per Suchfunktion ein Sachbearbeiter ausgewählt werden. Gibt es zu diesem Kunden einen abweichenden Rechnungsempfänger, so werden die Zahlungsbedingungen des abw. Rechnungsempfängers aus den Kundendaten herangezogen.

Zu jedem Vorgang kann eine vom Kunden abweichende Anschrift angegeben werden. Hat der Auftraggeber eine abw. Anschrift im Kundenstamm eingetragen, so wird diese vorbelegt. Es kann aber eine beliebige Anschrift gewählt werden.

In den Positionsdaten erhält jede Position einen Positionstyp. Ist dieses Feld leer, so ist die aktuell selektierte Position eine Artikelposition. Die Artikel können über die Suchfunktion erfasst werden. Ist ein Artikel ohne Bestand, so wird der Ausweich-Artikel automatisch vom Programm vorgeschlagen. 

Alle Bestandsbuchungen und Berechnungen werden jetzt über den Ausweich-Artikel vorgenommen.

Der E-Preis wird automatisch ermittelt. Über den Eintrag „Artikel-Preis 1-4“ im Kundenstamm wird dieser ermittelt. Ist im Artikelstamm ein VK-Preis eingetragen, so wird dieser aus dem entsprechendem Feld gewählt (1-4).

Ist aber in der Preisverwaltung ein Preis zu dem Kunden und Artikel eingetragen, so wird dieser eingetragene VK-Kunden-Preis gewählt. Nun kommt es nur noch drauf an, ob vielleicht zu diesem Kunden und Artikel eine Aktion läuft. Stimmt das Datum mit dem Datum aus der Aktion überein und die Daten des Kunden sind vorhanden, so wird dieser VK-Preis gewählt.

Der Gesamtpreis ermittelt sich aus der Menge und dem Einzelpreis.

Ist die Menge der Artikelposition erfasst worden, so müssen die Mengen noch Disponiert und Kommissioniert werden. Dies erfolgt über die Button „Disponierung“ und „Kommissionierung“. Ist eine Artikelposition selektiert, so kann sie disponiert werden.

In der Disponierung werden alle Paletten angezeigt, bei der die Artikel-Nummer mit der in den Palettendaten übereinstimmt. Außerdem wird ein „Dummy-Palette“ mit aufgeführt, die immer angezeigt wird. Auf diese Palette können die Mengen disponiert werden, die nicht zugeordnet werden können. Das sind z. B. Artikel, die noch produziert werden müssen und keiner Palette zugeordnet sind.

In der Kommissionierung werden ebenfalls alle Paletten angezeigt, bei der Artikel-Nummer mit der aus den Palettendaten übereinstimmt.

Sind alle Artikelpositionen kommissioniert und als erledigt gekennzeichnet, kann der Auftrag abgeschlossen werden. Nun besteht die Möglichkeit, aus dem gespeicherten Auftrag per Klick einen Lieferschein zu erstellen. Hierfür ist lediglich ein Klick auf den Button „Lieferschein erstellen“ nötig. Das Programm generiert aus dem Auftrag einen Lieferschein und wechselt sofort auf den aktuellen Lieferschein. Aus diesem Lieferschein kann wiederum per Klick eine Rechnung erstellt werden und aus der Rechnung eine Gutschrift.

Damit die Disponierung und Kommissionierung nicht nur theoretisch am Rechner stattfindet, werden Dispositionslisten und Kommissionslisten für die Staplerfahrer und die Lagerverwaltung ausgedruckt.

Die Leergutdaten der Artikelpositionen können per Klick auf den Button „autom.-anhand Art-Dat“ ermittelt werden.

Screenshots:

Schlusswort:

In dieser Leistungsbeschreibung sind viele Funktionen, Ein -und Ausgabefelder nicht behandelt worden.

Eine ausführliche Präsentation dieses Programmpaketes können Sie bei

Ostendorf Büroorganisations GmbH

Soestenstraße 5

49661 Cloppenburg

Telefon: 0 44 71 / 91 01 60

Fax: 0 44 71 / 91 01 99

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